Conseil d'Administration
Composition du Conseil d'Administration
Présidente
Vice-Présidentes
Administrateurs délégués aux affaires courantes
Trésorier
Secrétaire
Rôles des administrateurs et des administrés au sein de l’ATIE
Rôle du Président
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Représenter l’ATIE dans toutes ses dimensions culturelles
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Représenter Commission européenne dont elle dépend et dont elle défend l’image/Label.
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Participer aux A.G du Groupes des cercles de loisirs de la Commission (GCL) et de la Commission Paritaire des Actions Sociales de la Commission (COPAS).
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Participer aux réunions du GCL et COPAS pour l’évaluation et la reconnaissance des Cercles de Loisirs et pour l’attribution des subventions
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Coordonner les activités de l’ATIE dans le respect de son mandat et de ses missions, comme il est décrit dans son statut et son règlement intérieur.
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Présider – en collégialité - les AG du cercle
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Informer la Commission européenne du suivi de ses activités du groupement avec:
- un rapport d’activités de l’année écoulée,
- un bilan comptable de l’année écoulée, -
Planifier et coordonner une programmation multi-annuelle à 3 ans des spectacles de l’ATIE
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planifier et coordonner les actions de formation
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Rechercher de nouvelles salles de spectacles à des prix concurrentiels,
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Planifier et coordonner un budget annuel et multi-annuel
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Gérer le dossier de demande de subventions au GCL/COPAS
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Vérifier l’information et l’adapter en fonction des exigences de l’Ethique de la Commission Européenne.
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Assurer la transparence de Communication via le site de l’ATIE et par les voies internes de communication de la Commission
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Gérer le site – monitoring et améliorer (la traduction du site en langue italienne et autres)
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ECCC
Rôle Du vice -Président:
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Seconder le Président dans toutes ses fonctions
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Remplacer le Président en cas de nécessité
Rôle du trésorier
Coordonne et exécute toutes les transactions financières de l’ATIE sur base de documents approuvés – antérieurement - par les membres du Conseil.
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Les documents (principalement devis, factures, rapports d’activités) doivent êtres complets, signés et certifiés par les responsables des spectacles ou des formations.
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Vérification des cotisations annuelles et rappel aux membres (en accord avec la secrétaire)
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Paiement réguliers des cotisations annuelles FNCD, ABCD, Assurances, SACD, SABAM, acomptes théâtre, costumes, ...
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vérifications des versements dûs
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Finaliser les comptes annuels – présenter les comptes en AG
Rôle du/de la secrétaire
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Maintenir les relations de communication entre les membres inscrits et sympathisants de l’ATIE:
Informations aux personnes intéressées et suivi (réponse emails, mise à jour des bases de données Outlook) -
Envoi d’invitations aux membres adhérents (spectacles hors ATIE)
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Organisation Assemblée générale
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Rédaction compte-rendu et envoi
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Information adhérents et nouveaux inscrits
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Mise à jour de la liste des adhérents avant et après cotisation en coordination avec le trésorier
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Mise à jour de la liste des comédiens
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Information régulière des répétitions
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coordination des diverses formations offertes par l'Atelier
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Coordination avec le trésorier ATIE pour établir la liste des adhérents à jour de cotisation
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Mises à jour Suivi des diverses formations offertes par l'Atelier
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Pour le spectacle en italien, la billetterie était directement assurée par la secrétaire et le trésorier: suivi du règlement des spectateurs inscrits
A côtés des rôles des Membres du CA désignés pour 4 ans, Il y a les rôles des Membres des Comités de soutiens tout aussi importants pour le dynamisme de la troupe, désignés pour un an.
Rôle des comités de soutien
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Gestion des cours de formation
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Gestion de la stratégie de publicité et de communication
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Gestion du dossier Subventions auprès de la Commission
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Gestion des salles de spectacles
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Gestion de la production du spectacle annuel avec le Metteur en scène.
Les différents responsables dans les comités de soutien doivent collaborer avec
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le metteur en scène
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le responsable de la formation,
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le trésorier,
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la secrétaire
Ceux-ci répartiront et coordonneront respectivement les tâches à assumer parmi tous les membres actifs et en réfèreront ensuite aux Membres du CA lors du bilan de fin d’année.
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